Kaizen jak wdrożyć artur mydlarz

Kaizen – kropla drążąca skałę konserwatyzmu

Kaizen jest jak kropla która drąży skałę. Co to jest Kaizen? W wolnym tłumaczeniu zmiana na lepsze, bo “kai” oznacza zmianę, a “zen” oznacza dobro. Kaizen to przede wszystkim szacunek dla każdego w organizacji, umiejętne wysłuchanie sugestii oraz zaangażowanie każdego do zmian na lepsze. Małych, często niewidocznych z dużej perspektywy ulepszeń, które po zsumowaniu dają widoczne korzyści dla organizacji. Usprawnień, które są jak kropla, a milion kropel daje ocean.

Co to jest Kaizen?

Kaizen został opracowany krótko po drugiej wojnie światowej w Japonii. Odegrał on ogromny wpływ na rozwój japońskiej gospodarki. Filozofia zakładała rozwój każdego procesu w myśl zasady, że zawsze jest możliwość robienia czegoś lepiej.

Głównym założeniem Kaizen jest zaangażowanie całej organizacji do zmiany i szukania usprawnień. Zadaniem tej metody nie jest wprowadzanie ogromnych strategicznych zmian, a praca u podstaw przy procesach produkcyjnych czy biurowych. Każdy pracownik powinien być częścią tej filozofii, a celem kierownictwa jest angażowanie pracowników i promowanie, nagradzanie sugestii i zmian na lepsze.

Co jest zmianą na lepsze?  Massaaki Imami w książce “Kaizen: klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii” dokładnie określił założenia zmiany, tak aby nie traktować jej opacznie. Istotne jest to, aby pracownicy nie tylko wskazywali obszary do poprawy, ale również sami te usprawnienia wdrażali.

Cele Kaizen to:

  1. obniżanie kosztów
  2. poprawa jakości
  3. usprawnianie zarządzania
  4. poprawa bezpieczeństwa pracy
  5. usprawnianie czasu wykonywanych operacji

Jakie są zalety Kaizen?

Umiejętne wdrożenie filozofii Kaizen niesie za sobą ogrom korzyści nie tylko w postaci korzyści finansowych czy poprawy jakości, ale również zwiększenia przynależności pracowników do miejsca pracy.

Kto z was nie chciałby pracować w miejscu w którym ma się realny wpływ na sposób wykonywanych obowiązków? Pracownicy wykonujący dane procesy wiedzą najlepiej gdzie istnieje możliwość usprawnienia. Drobne zmiany usuwające często tzw. “bezsensowne” czynności dają dużą satysfakcję. Istotnym czynnikiem jest również wpływ na bezpieczeństwo pracy i świadomość możliwości eliminowania potencjalnie niebezpiecznych procesów, czynności itp.

Zalety finansowe w skali mikro po wdrożeniu systemu ciągłego doskonalenia widoczne są praktycznie natychmiast. W skali marko pojawią się po pełnym wdrożeniu i długoterminowym utrzymywaniu. Niewielkie zmiany w procesach takie jak np. oszczędności na narzędziach, usuwanie zdublowanych operacji, usunięcie niepotrzebnego przemieszczania materiału, poprawienie przechowywania elementów gotowych; globalnie przyniosą dla organizacji duże korzyści.

Zaangażowanie do zmian wiąże ze zwiększeniem świadomości pracowników na temat produktów oraz procesów, które wykonują. Przekłada się to następnie na większą świadomość odnośnie wymagań jakościowych. Długoterminowo te wszystkie małe zmiany w procesach przełożą się również na zmniejszenie kosztów jakości oraz poprawę satysfakcji klienta.

Jak wdrożyć Kaizen równie skutecznie jak Toyota?

Toyota bardzo mocno bazuje na założeniach filozofii, filozofii która stała się składową drogi do sukcesu tej marki oraz rozprzestrzenieniu się założeń “Drogi Toyoty” na pozostałe firmy produkcyjne, a w dalszej kolejności usługowe. Więc jak zrobiła to Toyota, że wyszło jej to tak dobrze?

toyota kaizen

Kaizen to zmiana na lepsze, aby ją zrealizować należy poznać stan obecny procesu, organizacji, poziomu bezpieczeństwa. Kolejny krok to zdefiniowanie tego, czego oczekujemy, jak chcemy aby dana sytuacja wyglądała. Etap trzeci to odpowiedzenie sobie na pytanie jak dojść z punktu A do B, jakie akcje należy podjąć, jakie zasoby przeznaczyć.

Wydaje się proste? Nic bardziej mylnego. Rzeczywistość bywa okrutna z powodu braku zrozumienia filozofii Kaizen. Aby wdrożyć ciągłe doskonalenia z sukcesem należy zacząć od dokładnego wytłumaczenia tego podejścia. Kaizen można wdrożyć w trzech dużych krokach.

Trzy etapy skutecznego wdrażania Kaizen

Pierwszym z nich jest wypracowanie zaangażowania pracowników. Wdrożenie Kaizen musi być poprzedzone treningiem zwiększającym świadomość oraz przedstawiającym tą Japońską filozofię ciągłego doskonalenia. W kolejnych krokach należy nagradzać pracowników realizujących zmiany na lepsze oraz promować je w organizacji. Jako nagradzanie możemy pokusić się o gratyfikację pieniężną. Należy to jednak zrobić z “głową”, aby nie wypracować patologicznego mechanizmu zmian nie dających żadnych efektów w zamian bonifikaty.

Drugi etap to ciągłe szkolenie i edukacja pracowników i kierownictwa. Jest to ważny punkt w celu usystematyzowania wiedzy oraz nakierowania na odpowiednie tory filozofii ciągłego doskonalenia. Szkolenie najlepiej przeprowadzać na dobrych przykładach z firmy oraz opowiadać czym Kaizen nie jest, również na przykładach.

Trzeci etap to monitoring i weryfikacja korzyści płynących z wdrożonego systemu. Istotne jest przypisanie odpowiedzialności lub stworzenie odrębnego stanowiska, które będzie nadzorować, rozliczać, zatwierdzać i weryfikować zmiany. Warto poświęcić czas na przeanalizowanie wartości dodanej po zmianach i podtrzymywać trend oraz świadomość.

Jak zdążyliście zapewne zauważyć nie jest to fizyka jądrowa. Najważniejsze o czym chciałbym abyście pamiętali to ciągłe utrzymywanie Kaizen. Nie wystarczy go tylko wdrożyć poprzez zaproszenie firmy konsultingowej. Wymierne korzyści są długofalowe i mogą być osiągnięte tylko w momencie długoterminowego utrzymywania podejścia ciągłego doskonalenia.

Jeżeli miałbym podsumować ten akapit w trzech punktach to były by one następujące:

  1. Zmiana nastawienia poprzez edukację oraz nagradzanie i promowanie zmiany nastawienia
  2. Ciągłe doskonalenie procesu Kaizen poprzez pokazywanie pracownikom dobrych i złych przykładów
  3. Utrzymywanie oraz monitorowanie systemu ciągłego doskonalenia

Co to są warsztaty Kaizen / Kaizen Event?

Mogliście się spotkać lub spotkacie się w swojej karierze z warsztatami Kaizen. Warsztaty nazywane w firmach często w formie obcojęzycznej Kaizen Event lub Kaizen Blitz, to krótkoterminowe działania w okresie od 2 do 10 dni mające na celu usprawnienie danego obszaru lub problemu. Warsztaty Kaizen nie zastępują filozofii Kaizen.

Celem warsztatu jest osiągnięcie zamierzonego rezultatu w danym okresie czasu. Zadanie to powierzone jest grupie osób, którą dowodzi wyznaczony do tego zadania lider.

Należy zacząć od zweryfikowania stanu obecnego używając np. VSM lub odpowiadając na pytania 5W2H. Dopiero po dogłębnym poznaniu stanu obecnego możliwe zdefiniowanie realnego celu. Sukces warsztatów zależy od jasnego zdefiniowania celu, czyli efektu zamierzonego. Najlepiej zrobić to za pomocą metody SMART lub SMARTER. Ogłoszenie celu oraz zaakceptowanie go przez każdego z członków zespołu jest kolejnym ważnym krokiem. Musisz mieć pewność, że wszyscy będą ciągnąć linę w tym samym kierunku ;).

warsztaty kaizen artur mydlarz

Zaleca się delegowanie członków zespołu projektowego w wymiarze pełnowymiarowym. Wykonywanie warsztatów równolegle z wykonywaniem swoich codziennych obowiązków mija się z celem i przyniesie mizerne rezultaty zarówno na jednym jak i drugim polu działania.

Członkami zespołu powinny być osoby pracujące w danym obszarze lub przy danym procesie. Dobrą praktyką jest zaproszenie kogoś z poza danego obszaru, jako element świeżego spojrzenia na sytuację. Polecam wyznaczenie jednej osoby w zespole, która będzie zarządzać danymi oraz zbierać wszystkie informację. Jest to dobra praktyka, aby nic nie umknęło w trakcie warsztatów. Optymalna liczba osób powinna być nie mniejsza niż 6  i nie większa niż 12.

Dobre rezultaty przynosi również dzienne raportowanie wyników do osoby, która zainicjowała warsztat Kaizen. Jest to dobry moment na podsumowanie działań z danego dnia, przedstawienie planu akcji oraz weryfikacji co już udało się usprawnić.

Warsztat Kaizen plan tygodniowy

Przygotowałem dla was typowy pięciodniowy plan warsztatów z wszystkimi  fazami od planowania poprzez realizację, a kończąc na weryfikacji. Jestem przekonany, że rozjaśni wam on jak powinno się przeprowadzać warsztaty Kaizen.

  • Poniedziałek – zebranie zespołu, mapowanie procesu, określenie głównych problemów oraz zdefiniowanie celu wg zasad SMART
  • Wtorek – burza mózgów w celu zdefiniowania przyczyn problemów oraz określenie rozwiązań. Należy użyć podstawowych narzędzi takich jak diagram pokrewieństwa, analiza Pareto, diagram Ishikawa, 5Why etc.
  • Środa – Dyskusja na temat akcji korekcyjnych oraz wybór i wdrożenie akcji, które przyniosą najwięcej korzyści. Akcje należy wdrożyć natychmiast, a nie przedstawiać plan kierownictwu.
  • Czwartek – Weryfikacja akcji korekcyjnych w odniesieniu do stanu pierwotnego. Weryfikacja może polegać na porównaniu czasów operacji, redukcji marnotrawstwa MUDA, zwiększania wydajności, poprawy jakości itp.
  • Piątek – Podsumowanie i zakomunikowanie do organizacji wyników warsztatów.

Warsztaty są ciekawym sposobem usprawniania występujących od dłuższego czasu problematycznych procesów, z którymi organizacja nie jest w stanie sobie poradzić w standardowym podejściu do rozwiązywania problemów.

Kaizen w Twojej codziennej pracy

Nawet jeżeli Twoja organizacja nie pracuje zgodnie z duchem ciągłego doskonalenia nic nie stoi na przeszkodzie, aby zacząć usprawniać czynności, procedury, procesy które wykonujesz. Jak do tego mądrze podejść? Podobnie jak do warsztatów Kaizen.

W pierwszej kolejności określ swój zakres pracy oraz to co zajmuje Ci najwięcej czasu i gdzie widzisz potencjalne możliwości do rozwoju. Następnie spróbuj zastanowić się, co możesz zmienić lub poprawić. Raz na tydzień poświęcaj około 20% swojego czasu na wprowadzanie usprawnień, nawet kosztem innych obowiązków. W ogólnym rozrachunku ułatwi Ci to pracę i zwiększy Twoją efektywność.

Jeżeli nie jesteś w stanie poświecić 20%, poświęć 10%, 5% lub nawet 1%. Zacznij od czegoś małego, później przejdź do następnego małego usprawnienia, następnego, następnego i następnego. Pamiętaj, kropla Kaizen drąży skałę konserwatyzmu. Zacznij od pierwszej, małej kropli.

Nie masz pomysłu na usprawnienia? Podam Ci przykład. Dzięki dostępnym narzędziom biurowym takim jak m.in Excel zautomatyzowałem praktycznie większość raportów do poziomu wrzucenia danych do jednego arkusza. Pozostałe informacje, wykresy, tabele aktualizują się same na podstawie bazy danych. Raport który kiedyś zajmował mi 3 godziny wykonuję obecnie w 3 minuty. Oczywiście nie od razu skróciłem czas z 3 godzin do 3 minut, ale było to efektem ciągłego doskonalenia i krok po kroku zmniejszałem czasochłonność tego zadania.

Twój Kaizen:

  1. Analizuj
  2. Kwestionuj stan obecny
  3. Szukaj rozwiązań
  4. Wdrażaj małe zmiany
  5. Analizuj…

Kaizen – 10 zasad

Na sam koniec, aby nieco usystematyzować wiedzę znalazłem 10 zasad Kaizen. Możecie znaleźć je w wielu miejscach w sieci, występują w różnych wersjach. Zasady przywołane poniżej pochodzą ze strony światowego Instytut Kaizen na swojej stornie internetowej kaizen.com. Pozostawiam je w oryginale dodając swoje wolne tłumaczenie.

Rule # 1: Discard conventional, fixed ideas. – Odrzuć obecne, utrwalone rozwiązania.

Rule # 2: Think of how to do it, not why it cannot be done. – Myśl o tym co można zrobić, a nie o problemach, które utrudnią zmianę.

Rule # 3: Do not make excuses, start by questioning current practices. – Nie twórz wymówek, zacznij od podważania obecnego stanu rzeczy.

Rule # 4: Do not seek perfection. Do it right away, even if only for 50% or target.  – Nie dąż do perfekcji, zacznij zmiany natychmiast nawet gdy osiągniesz 50% zamierzonego celu.

Rule # 5: Correct it right away, if you make a mistake. – Jeżeli zrobiłeś błąd, zgłoś go i popraw.

Rule # 6: Do not spend money for KAIZEN, use your wisdom.- Nie trać pieniędzy na Kaizen, używaj pomysłowości ludzi i swojej.

Rule # 7: Wisdom is brought out when faced with hardship. – Najlepszą metodą na wyjście z trudnej sytuacji jest użycie umysłu.

Rule # 8: Ask WHY five times and seek out root causes. – Używaj metody 5 Why ,aby znaleźć przyczynę problemu.

Rule # 9: Seek the wisdom of ten people rather than the knowledge of one. – Co dwie głowy to nie jedna, a tuzin głów jest lepszy od dwóch.

Rule # 10: KAIZEN ideas are infinite. – Kaizen jest nieskończony, doskonal bez końca.

Najlepiej posługiwać się angielskimi zasadami, nie wszystko można przetłumaczyć dosłownie lub przenośnie, skróty myślowe mogą zaburzyć sens zasady. Robiłem co mogłem 😀 ale jednak lepiej to brzmi po angielsku …

Podsumowanie

Filozofia Kaizen małych zmian na lepsze, małych kropelek drążących skałę w długoterminowym podejściu pozwoli skruszyć najbardziej konserwatywny monolit. Dużą rolę w sukcesie skutecznego systemu ciągłego doskonalenia odgrywa zwiększanie świadomości pracowników, nagradzanie dobrych praktyk oraz monitorowanie i weryfikowanie zachodzących zmian. Zmian, które są nieuniknione w przedsiębiorstwach nastawionych na zysk, bo gdy przestajesz się rozwijać to tak jakbyś zaczynał się cofać. Jeżeli organizacja w której pracujesz jednak woli się cofać, wprowadzaj Kaizen na swoim stanowisku pracy, co pozwoli pracować Ci efektywniej i mądrzej.

Jeżeli spodobał Ci się artykuł pozostaw proszę komentarz. Zapraszam również do czytania innych artykułów na blogu, pełen spis znajdziesz tutaj.

Photo by McKenzie Sobieski on Unsplash do artykułu Kaizen.
Photo by Jessica Furtney on Unsplash
Photo by Anna Samoylova on Unsplash

Leave a Comment: