inzynier komunikacja artur mydlarz

Komunikacja Inżyniera – najczęstsze błędy i skuteczne metody komunikacji

Dużym wyzwaniem dla większości osób z technicznym wykształceniem, zaczynających pracę, jest bariera komunikacyjna. Logiczne aspekty, którymi operowaliśmy przez 5 lat studiów stają się dla naszych odbiorców niezrozumiałe. Dogmaty, z którymi nikt na uczelni nie dyskutował, zaczynają być poddawane w wątpliwości. Budzi to zazwyczaj dużą frustrację. Przecież do tej pory nikt nie dyskutował na temat wyniku całki. Niestety przebywanie przez 5 lat w hermetycznym akademickim środowisku wypacza spojrzenie na otaczający świat i to jak wygląda nasza komunikacja.

W poniższym wpisie przedstawię Ci metody i książki, które pomogły mi zbudować fundamenty skutecznej komunikacji. Musisz mieć na uwadze, że jest to proces długotrwały i wymaga pracy nad samym sobą. Wszystkie poradniki pt. “6 magicznych kroków do przekonania nieprzekonanych” nie przynoszą korzyści i są nieskuteczne. Nie istnieje magiczna pigułka, które zrobi z ciebie wybitnego negocjatora i mistrza konwersacji. Dlatego poniżej znajdziesz sposoby na zrozumienie innych oraz skuteczne przedstawianie swoich racji i przekonywania do nich innych. 

Komunikacja – jak przekonać do siebie rozmówcę – model perswazji Arystotelesa

Już mniej więcej wiemy jak skutecznie zastosować analizę transakcyjną do dyskusji. Nie mniej jednak, rozmowa na poziomie argumentów logicznych również nie zawsze przynosi korzystne rezultaty. Skuteczna komunikacja polega na przedstawieniu danego tematu w sposób spójny z wytycznymi Arystotelesa w modelu perswazji.

O modelu tym czytałem zapewne w szkole średniej, nie mniej jednak niedawno odkryłem go na nowo w nieco innej formule dzięki książce Stephen Covey “7 nawyków skutecznego działania”, którą gorąco polecam, nie tylko ze względu na aspekty komunikacji.

Stephen przedstawia nieco inne podejście do ETHOS, PATHOS, LOGOS, czyli trzech składowych skutecznej retoryki przywoływanych przez Arystostelesa.

Ethos jest to twoja wartość i to jakim jesteś człowiekiem, czy dajesz się lubić, czy jesteś miły i otwarty na dyskusję. Przede wszystkim czy jesteś spójny i świadomy oraz nie udajesz kogoś innego. Musisz mi uwierzyć, że ludzki mózg wyczuwa “ściemę”.

Bardzo dobrze opisał to David Rock w swojej bestellerowej książce “Twój mózg w działaniu”. nieumiejętna próba wchodzenia w czyjeś buty osłabia nasz autorytet i uznanie w oczach rozmówców. Do dlatego tak zabawnie wyglądają stażyści, którzy po 3 tygodniach pracy i podpatrzeniu co nieco, próbują wypowiadać się jak managerowie.

Pathos jest to umiejętność tworzenia relacji z innymi osobami. Dużo łatwiej jest nam zgodzić się na argumentacje osoby, którą lubimy, nawet jeżeli do końca nie znamy sprawę. Budowanie pozytywnych relacji z innymi jest trudną umiejętnością. Napisano o tym sporo książek, ja zdecydowanie polecam klasyka Dale Carnagie “Jak zdobyć przyjaciół i zjednać sobie ludzi”.

Logos jest to argumentacja logiczna i przedstawianie faktów obiektywnych. Przedstawiając argumenty polecam Ci rozwijanie swoich myśli i podawanie toku rozumowania. Musisz sobie uświadomić, że zajmując stanowisko inżynierskie, techniczne rozmawiasz często z osobami o innym ugruntowaniu, dla których oczywisty argument z twojego poziomu jest niezrozumiały.

Komunikacja – analiza transakcyjna – w co grają ludzie?

Od niedawna wiem, że komunikacja może występować na trzech poziomach Ja pomiędzy rozmówcami. Wiedza ta bardzo ułatwiła mi dyskusję oraz zrozumienie partnerów w rozmowie. Eric Berne nazwał ten proces analizą transakcyjną.

Eric Berne, amerykański psycholog określił trzy poziomy Ja:

  • dorosły
  • rodzic
  • dziecko

Każdy z nas, niezależnie od wieku komunikuję się z jednego z tych poziomów, w zależności od sytuacji oraz tego co chcemy osiągnąć.

W skrócie pisząc o pozostałych poziomach Ja, poziom rodzica i dziecka służy do osiągania własnych potrzeb i manipulacji. Równie często rozmowa na tych poziomach doprowadza do konfliktów i irytacji rozmówców. Tylko zrozumienie danej sytuacji i dyskusja na poziomie dorosły – dorosły pozwala osiągnąć sytuację win – win.

Jeżeli chcecie rozwinąć ten temat, zaprasam do lektury wielu dostępnych książek m.in samego Erica Berne “W co grają ludzie”. Osobiście mogę wam polecić obszerny wpis na stronie pozaschematy.pl “Dziecko, rodzic, dorosły – czyli osoby w naszej głowie”

Zdecydowanie polecam wam zapoznać się w szczegółach z analizą transakcyjną, aby w pełni ją zrozumieć. Równie ważna jest dyscyplina oraz świadomość tego, kiedy nasz język i sposób komunikacji przechodzi w niepożądane poziomy.

Komunikacja – jak zrozumieć agresywnego rozmówcę

Skuteczna komunikacja powinna odbywać się w obu kierunkach. W związku z tym istotne jest również umiejętne zrozumienie osoby, z którą dyskutujemy.

Znajomość analizy transakcyjnej oraz modelu perswazji powinna pomóc Ci pojąć zachowanie osób w trakcie spotkań czy rozmów. Równie ważne jest podjęcie próby zrozumienia motywów drugiej strony.

Ludzie pragną osiągnąć, wynegocjować coś lub zrealizować, tylko i wyłącznie gdy są do tego zmotywowani. Motywacja może wynikać z własnych przekonań i dążenia do wyznaczonych celów lub ze strachu. Niestety w pracy często wynika ona z tego drugiego uczucia. Jeżeli nie wykonamy danego zadania, boimy się o reakcję przełożonego, utratę reputacji, utratę benefitów lub niezadowolenie zespołu itp.

Połączenie strachu z brakiem umiejętności komunikacji powoduje często, że rozmówcy robią to w sposób agresywny lub nieetyczny. Nie oznacza to wcale, że chcą ci zaszkodzić, wynika to tylko i wyłącznie z ich braków oraz silnej motywacji.

Najgorsze co możesz zrobić w tym momencie to wejście na ten sam poziom dyskusji. Doprowadzi to w 99% do konfliktu, który nie ułatwi rozwiązania zadania i pogorszy relację.

Najlepsze co możesz zrobić to chęć zrozumienia motywacji drugiej strony. Możesz to osiągnąć w bardzo prosty sposób zadając pytania dlaczego wg metody 5 WHY

Komunikacja – najczęstsze błędy

Nie uważam się za eksperta i ciągle popełniam sporo błędów komunikacyjnych o których nawet nie wiem. Chciałbym wam przedstawić błędy, które zauważyłem i wyeliminowałem. Udało mi się to zrobić dzięki przeczytaniu wielu książek o komunikacji oraz zdobywaniu doświadczenia i mentoringowi od dużo bardziej doświadczonych osób.
Oto lista moich grzechów komunikacyjnych, jeżeli to robicie to przestańcie:

  1. Nieodpowiednie wykorzystanie kanałów komunikacyjnych (mail, telefon, rozmowa)
  2. Bazowanie tylko na logice, bez budowania relacji i własnego autorytetu
  3. Zakładanie u rozmówcy złej woli
  4. Zakładanie u rozmówcy chęci zaszkodzenia nam
  5. Przedstawianie lakonicznych argumentów bez podawania ciągu myślowego
  6. Brak zrozumienia motywów rozmówcy
  7. Brak uwzględnienia uwarunkowań kulturowych
  8. Nie branie odpowiedzialności za błędy komunikacyjne

Najistotniejsze z mojego punktu widzenia są punkty pierwszy i ostatni. Jeżeli możesz porozmawiać z daną osobą, to nie pisz maila i nie dzwoń. Jeżeli nie możesz porozmawiać osobiście to zadzwoń. Używaj maila w ostateczności. Wynika to tylko i wyłącznie z faktu, że duża część naszej komunikacji jest niewerbalna.

Przekazujemy bardzo dużo informacji mimiką twarzy, gestykulacją, tonem głosu. Forma pisana odziera informację z tych atrybutów i poddaje pod interpretację to co chcemy przekazać lub uzyskać od drugiej strony.

Warto również wziąć sobie do serca ostatni punkt. Jeżeli chcecie się skutecznie komunikować, to w pierwszej kolejności wyeliminujcie swoje błędy i pracujcie nad nimi. Jest to w waszej strefie wpływów. Nie zmienicie Krysi, Basi, Joli lub Tomka, jeżeli nie potrafią się z wami porozumieć. Spędzanie czasu na obwinianie innych i frustrowanie się z powodu braku zrozumienia, nie przyniesie poprawy w komunikacji. Tylko praca nad sobą, poznawanie motywów drugiej osoby, budowanie relacji oraz używanie różnych metod perswazji pozwoli Wam na skuteczne komunikowanie.

Podsumowanie

Jak już wcześniej wspomniałem, skuteczna komunikacja to trudny proces wymagający od nas sporych nakładów sił i ciągłego poszerzania wiedzy oraz poznawania nowych metod. Mam nadzieję, że w tym krótkim wpisie rozwiałem nieco waszych wątpliwości. Zdaje sobie sprawę, że dotknąłem tylko czubka góry lodowej i przedstawiłem aspekty, które mi pomogły. Dla was coś innego może okazać się bardziej przydatne. W związku z tym zachęcam do czytania książek oraz innych artykułów.

 

Photo by Roman Mager on Unsplash do artykułu Komunikacja Inżyniera

Leave a Comment:

3 comments
Krzysztof Kempiński says Luty 3, 2018

Bardzo fajny wpis! Ludzie s branży technologicznej faktycznie mają sporo problemów w komunikacji (i to w obydwie strony). W tym temacie polecam również książkę „ABC psychologii komunikacji” Elżbiety Sujak.

Reply
    Artur Mydlarz says Luty 3, 2018

    Dzięki za komentarz! Książkę obowiązkowo dodam do mojej biblioteczki i przeczytam.
    P.S. śledzę twoją aktywność w social media i na YT, robisz dobrą robotę ;-).

    pozdrawiam

    Reply
      Krzysztof Kempiński says Luty 3, 2018

      Dziękuję Artur 🙂

      Reply
Add Your Reply