raport A3 artur mydlarz

Raport A3 – metoda Toyoty na rozwiązywanie problemów

Raport A3 powstał na potrzeby korporacji Toyota. Jego głównym celem jest zebranie w ustrukturyzowany sposób opisu i przyczyn problemu, akcji korekcyjnych i weryfikacji tych akcji. Brzmi znajomo? W zasadzie tak. Raport A3 to podobne narzędzie do 8D bazujące na prostej zasadzie PDCA. Poniżej znajdziecie opis raportu wraz z narzędziami, informacje o tym jak skutecznie przeprowadzić raport A3, jakie są najczęstsze błędy raportu oraz darmowy wzór w formie Excel i PDF.

Raport A3 – opis

Raport A3 wziął swoją nazwę z formatu kartki papieru o wymiarach 297 mm na 420 mm. Raport bazuje na zasadzie PDCA – Plan (planuj), Do (rób), Check (weryfikuj), Act (usprawniaj, działaj). Koło Deminga wykorzystywane jest w wielu metodach rozwiązywania problemów lub ciągłego doskonalenia. Celem raportu A3 jest głównie ten pierwszy element.

Dlaczego więc rozmiar A3 a nie A2 lub A4? Jako główny argument za użyciem formatu A3 przyjmuje się jego uniwersalność. Jest to format na którym można zmieścić wystarczającą ilość danych. Z drugiej strony obszar kartki ogranicza zespół, aby nie utknąć w szczegółach i nie “bombardować” nimi raportu A3.

Z użytkowego punktu widzenia wymiar kartki A3 to największy możliwy wymiar w większości firm możliwy do zeskanowania lub faxowania (jeżeli ktoś jeszcze w ogóle używa faksów lub kojarzy co to jest 😀 ).

Raport A3 – jak skutecznie przeprowadzić analizę

Głównym zaleceniem tej metody jest przede wszystkim rozwiązywanie problemów na miejscu ich występowania. Jest to powszechna zasada rozpowszechniona przez Toyotę – Genchi Genbutsu o której, mam nadzieję, jeszcze kiedyś napiszę szerszy artykuł.

Zabieramy nasz raport A3 i udajemy się w takim razie najczęściej na produkcję. Polecam zorganizować ergonomiczne miejsce do przeprowadzania analizy. Jeżeli problem pojawił się w trakcie obróbki cieplnej, nie oznacza to, że raport należy tworzyć na drzwiach pieca.

Celem Genchi Genbutsu jest umiejętność wykorzystania danych i informacji z miejsca zdarzenia. Zdecydowanie wystarczy, jeżeli będziemy w miarę blisko problemu, tak aby w każdej chwili móc podejść i zweryfikować pomysł z burzy mózgów.

Tak więc stół, kilka krzeseł i zmobilizowany do działania zespół to początek dobrej analizy problemu oraz poszukiwania rozwiązań. Jeżeli chcemy stworzyć solidny raport jednym z najważniejszych aspektów będzie dobrze dobrany zespół.

Zespół raportu A3 powinien posiadać lidera, być multidyscyplinarny oraz przede wszystkim posiadać dobrą wiedzę na temat produktu i procesu w którym wystąpił problem.

Raport A3 – elementy raportu

Jak już wcześniej wspomniałem fundamentem raportu A3 jest koło Deminga PDCA. Poniżej postaram się przedstawić elementy, które znajdują się w poszczególnych ćwiartkach koła.

Plan (planuj):

  • Opis problemu – dokładny opis zaistniałej sytuacji, zdecydowanie zalecam wykorzystać metodę 5W2H, której opis znajdziecie na blogu.
  • Cel – opis celu, który sobie postawiliśmy. Powinien być on zrozumiały dla każdego członka zespołu jeszcze przed rozpoczęciem burzy mózgów. Pomocna może być metoda SMART, którą również znajdziecie na blogu
  • Analiza problemu i przyczyn źródłowych – wraz z zespołem przeprowadź burzę mózgów. Posiadasz zdefiniowany problem oraz cel, teraz należy skupić się na przyczynie problemu. Nie będę odkrywczy pisząc, aby skorzystać z podstawowych narzędzi takich jak Diagram Ishikawy i metoda 5WHY. Tak zgadłeś, również opisałem je już na blogu, więc zapraszam do lektury :).
  • Akcje korekcyjne – kolejnym krokiem fazy plan jest określenie akcji korekcyjnych bazując na analizie problemu i przyczyny źródłowej. Należy wybrać najbardziej prawdopodobną przyczynę problemu i określić działania, które pozwolą ją wyeliminować.

Do (rób):

  • Plan wdrożenia akcji – dobrą praktyką jest stworzenie planu akcji wymaganych do wyeliminowania problemu. Dobra lista posiada szczegółowo opisaną akcję wraz z datą implementacji oraz osobą odpowiedzialną za wdrożenie
  • Wdrożenie akcji – komentarz wydaje się zbędny, po prostu należy wdrożyć akcje.

Check (weryfikuj):

  • Monitoring procesu – skuteczność wdrożonych akcji powinna być widoczna we wskaźnikach procesu. Należy monitorować i zbierać informację na temat danego problemu przez określony czas po wdrożeniu akcji korekcyjnych. Celem jest sprawdzenie skuteczności działań zespołu raportu A3. Prostą metodą jest metoda kart kontrolnych, znajdziesz ją na blogu.

Act (działaj)

  • Akcje w przypadku braku rezultatów – mam nadzieję, że ten punkt nie będzie Ci potrzebny, a zdefiniowane akcje korekcyjne rozwiążą problem. Gdyby jednak się tak nie stało wymagane jest działanie ze strony lidera zespołu. Wówczas należy zweryfikować czy raport A3 został wykonany poprawnie i czy inne przyczyny problemu mogą mieć wpływ na proces. W przypadku skomplikowanych problemów, nie jest tak łatwo zdefiniować skutecznie akcje korekcyjne, więc często może zdarzać się sytuacja ponownego rozpatrzenia przyczyn i akcji korekcyjnych.

Raport A3 przykłady najczęstszych błędów

Rozwiązywanie problemów lub poprawa danej sytuacji to proces na wskroś twórczy. W związku z tym w trakcie przygotowywania raportu A3 istnieje prawdopodobieństwo “zabłądzenia”. Poniżej przedstawiam najczęstsze pomyłki spotykane w trakcie wykonywania raportu A3.

Podstawowym błędem, nie rzadko spotykanym, jest wykonywanie analizy w pojedynkę na polecenie przełożonego. Jesteś w stanie zrobić raport A3 sam, ale wartość dodana będzie nijaka, a skuteczność akcji korekcyjnych zapewne będzie na niskiej skuteczności. Ogólnie rzecz ujmując do tego typu analizy powinno się przeprowadzać w co najmniej w 2 osoby. Z mojego punktu widzenia optymalna ilość członków zespołu to 5.

Kolejnym często spotykanym błędem w dobie cyfryzacji jest wykonywanie raportu A3 na komputerze. Zdecydowanie jestem zwolennikiem przeprowadzenia analizy w sposób tradycyjny na kartce papieru z długopisem w ręce.

Jak już wcześniej wspomniałem, rozwiązywanie problemów to proces twórczy. Oprogramowanie komputerowe ogranicza zapis w wielu aspektach. Ręcznie jesteśmy w stanie szybko naszkicować problem, przedstawić dane oraz zaznaczyć najbardziej newralgiczne aspekty.

Raport A3 nie sprawdzi się również w próbie rozwiązania “dużych” problemów firmy. Będzie bardzo trudno udowodnić np. wyższość systemu push nad pull, czy zweryfikować błędy strategii przenoszenia dostawców do Chin. Mówiąc wprost, nie wystarczy miejsca na formacie A3. Raport A3 jest odpowiednim narzędziem do poprawienia problemów pojawiających się aktualnie na produkcji lub w usługach danej firmy.

Z drugiej strony organizacja może narzucić zbyt częste wykorzystywanie metody. Nie dajcie się zwieść tego typu podejściu. Problemy, które jest w stanie naprawić jedna osoba nie wymagają analizy A3. Nie wykonujemy przecież Diagramu Ishikawy, gdy złapiemy gumę na drodze. Raport A3 to narzędzie dotyczące problemów w które trzeba zaangażować osoby z kilku współpracujących działów.

Ostatnim, częstym błędem, który chciałbym poruszyć jest brak odpowiedniej techniki. Co przez to rozumiem? Dla mnie jest to nieumiejętność wykorzystania narzędzi w raporcie A3. Pisałem o tym już wcześniej na blogu w odniesieniu do poszczególnych metod. Warto jednak powtórzyć to zagadnienie w przypadku raportu A3. Nieprawidłowe określenie problemu, słabe zdefiniowanie celów oraz nieumiejętne wykorzystanie Diagramu Ishikawy czy 5 Why może doprowadzić tylko i wyłącznie do straty czasu całego zespołu. Istnieje prawdopodobieństwo rozwiązania problemu, ale jest ono bardzo niskie. Dlatego zwróćcie uwagę na podstawy.

Raport A3 wzór excel

Przygotowałem wzór w postaci pliku Excel oraz PDF w formacie A3 gotowy do wydruku. Znajdziecie go na stronie Darmowe Narzędzia. Moja rada jest taka, aby nie wykonywać analizy w arkuszu Excel. Wydrukujcie proszę formularz i wykonajcie analizę odręcznie. Pisałem o tym w akapicie “przykłady najczęstszych błędów”.

raport a3 artur mydlarz

Raport A3 podsumowanie

Mam nadzieję, że powyższym wpisem nakreśliłem szerzej temat raportu A3. Jest to ciekawe narzędzie służące do rozwiązywania problemów, które możemy zaprezentować na jednej kartce papieru. Na swojej drodze spotkacie się z różnymi wzorami raportów A3. Istnieje możliwość modyfikacji arkusza na potrzeby przedsiębiorstwa. Najważniejsze to zachować zasady koła Deminga PDCA oraz skupiać uwagę na zawartości raportu, a nie sztywnym uzupełnianiem raportu według wzoru.

Dla chcących zgłębić temat zdecydowanie mogę polecić książkę A3 Problem Solving: Applying Lean Thinking – Jamie’go Flinchbaugh. Pochłonąłem ją jednym tchem. Możecie ją znaleźć w sieci również w formie e-booka w cenie około 10 dolarów.

Jeżeli wpis Ci się spodobał zachęcam do komentowania i udostępniania w mediach społecznościowych.
Jeżeli masz pytania lub wątpliwości co do tematu również zachęcam do zostawienia komentarza, postaram się odpowiedzieć i rozwiać wątpliwości.

Photo by Brandi Redd on Unsplash

Leave a Comment: